履約期限：自簽訂合同日期起一年服務期限（服務周期以甲乙雙方簽訂合同為準）。

履約地點：采購人指定地點

付款方式及條件：按季度支付，以鐵西財政最新要求為準。

驗收標準：按照《關于印發(fā)遼寧省政府采購履約驗收管理辦法的通知》【遼政采（2017）603號】規(guī)定執(zhí)行；驗收程序：采購人組織；驗收報告：采購人出具；組織驗收主體：本項目的履約驗收工作由采購人依法組織實施。

熱線支持：5*24小時響應，指派專人電話支持；現場支持：5*24小時現場服務，2小時內響應，4小時內到達。

一、采購項目內容

為實現失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員檔案數字化管理要求，正確地完成每卷人事檔案的鑒別、分類、排序與編目、技術加工、裝訂等人事檔案整理工作及數字化工作；數字化包括：人事檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、人事檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等工作并配備3位駐場項目工作人員（1.負責全區(qū)流動人員的檔案管理工作，包括：檔案的接收、整理、轉遞、掃描、出具相關證明等；2.責任心強，遵守工作紀律，具備良好溝通協調能力，有服務意識，服從工作安排，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，做事沉穩(wěn)細致，能夠處理重復性工作且保持高準確率，確保檔案的真實性和安全性；3.大專及以上學歷，專業(yè)不限（檔案、行政類優(yōu)先），中共黨員優(yōu)先，熱愛檔案工作，能夠熟練操作辦公軟件、檔案查詢掃描軟件；4.完成領導交辦的工作任務。）。

二、項目組織要求

成交供應商應建立適應人事檔案整理和數字化加工工作需要的組織機構，確保人事檔案整理和數字化加工工作順利開展和按期完成。

三、服務方式要求

采購人提供數字化加工及項目人員工作場所。數字化加工期間檔案搬運、存儲電子檔案信息的設備，檔案封面、封底、裝訂線、檔案袋、打印用紙、襯紙、打孔機等生產工具及其他所需耗材由成交供應商負責。

四、工作周期要求

自合同簽訂日期起一年服務期限完成。成交供應商應制定合理的項目進度計劃及按期完成保證措施，確保采購項目保質保量按期完成。

五、技術要求

第一部分：檔案整理

整理原則:失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員人事檔案整理過程中，不得私自涂改、圈化、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案；不得擅自處理或銷毀檔案。

本項目預計整理失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員人事檔案數量（本）按照除去項目工作人員薪資外余下金額以市場價進行數字化轉換，每本平均厚度40-50頁。

第二部分 檔案數字化

失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員紙質人事檔案數字化是指采用掃描儀等設備對紙質人事檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質人事檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

數字化主要的環(huán)節(jié)包括：人事檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、人事檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

數字化工作中所需用的表單，可參照《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017）附錄。

數字化工作中所需相關軟件須成交供應商為采購方提供安裝程序及使用許可，采購人可自行操控，不能留有加密程序，并且能夠滿足后續(xù)檔案數量增加的要求。

數字化前處理:

（一）確定掃描頁。失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員人事檔案全部掃描，不能挑掃。

（二）編制頁號。將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記

（三）目錄數據準備。按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則，對照人事檔案原件內容，規(guī)范人事檔案中的目錄內容；對需要在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。

（四）拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護人事檔案不受損害，并對排列順序不準確的人事檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的人事檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照方式記錄人事檔案原貌，以便以恢復。

（五）技術修復。原件破損嚴重，折痕明顯的，應按照本細則第十一條，先進行技術修復再做數字化處理。

?目錄數據庫建立:

（一）應制定目錄數據庫數據規(guī)則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等；目錄數據庫數據規(guī)則的制定應符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。

（二）數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，可以為XML、DBF或XLS格式，以便于數據交換；數據庫結構的設計應特別注意保持人事檔案的內在聯系，有利于紙質人事檔案數據化成果的管理和利用。

（三）將失業(yè)、靈活就業(yè)退休人員人事檔案數字化前處理工作中對人事檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。

（四）可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規(guī)范性和準確性等，發(fā)現不合格的數據應及時進行修改。

（五）每份材料編寫錄入一條機讀目錄，復印件與原件應視為一份材料，附件與正文應視為一份材料。

（六）著錄項目：序號、材料名稱、材料形成時間、材料頁數、備注。（編目2-6款）

（七）著錄人員一次只能打開一卷人事檔案進行著錄，不能同時打開多卷人事檔案，避免混亂。

（八）著錄完成后將實物人事檔案交由專人抽檢，合格后則歸還人事檔案中轉庫房。

失業(yè)、靈活就業(yè)人事檔案掃描:人事檔案掃描應根據人事檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規(guī)模、計算機網絡和儲存條件等選擇相應的掃描設備，進行相關參數的設置和調整，應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近人事檔案原貌。

（一）掃描設備。掃描設備的選擇應特別注意對人事檔案實體的保護，盡量選擇對實體人事檔案破壞小的設備進行數字化。

（二）掃描色彩模式。全部采用彩色模式進行掃描。

（三）掃描分辨率。掃描分辨率應不小于300dpi；如文字偏小、密集、清晰度較差是，應適當提高分辨率。

（四）存儲格式。人事檔案數字圖像長期保存格式宜采用JPEG格式，

（五）圖像命名。將數字圖像存儲為單頁文件；采用檔號為唯一標識符對圖像進行命名。

圖像處理:

（一）旋轉及糾偏。對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像進行糾偏處理，圖像正負偏差小于0.5度，以達到視覺基本不感覺偏斜為準。

（二）裁邊。如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2mm~3mm處剪裁圖像，保證人事檔案原貌。裝訂線附近有信息時，可適當擴大留白范圍。

（三）去污。如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現人事檔案原貌的原則，處理過程中不得去除人事檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

（四）拼接與背襯。對于大幅面人事檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理合并為完整的圖像；對于較薄的紙張，尤其是不易辨認正反面，容易發(fā)生掃描背面情況的原件，要求墊襯紙后掃描，襯紙選擇要恰當，是掃描后的影像忠實于人事檔案原貌，同時保證操作時掃描儀背板潔凈。

（五）圖像質量檢查。數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。及時糾正漏掃、錯掃、重復掃、多掃等情況；數字圖像的排列順序與人事檔案原件不一致時，應及時調整；對于數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。圖像外觀整潔清晰，避免出現雜質、折痕、黑點、黑線、黑框、黑邊、背透、變型失真等情況，以不遮圖像信息為準。

?數據掛接:

（一）應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其相對的紙質人事檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。

（二）逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與退休人員人事檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發(fā)現錯誤及時進行糾正。

數字化成果驗收與移交:

以外包形式進行退休人員人事檔案數字化的企業(yè)，應對數字化成果進行驗收。

驗收方式。組織人事（人力資源）部門會同檔案部門成立專門的驗收組對紙質人事檔案數字化成果進行驗收；應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質人事檔案數字化成果進行驗收。

驗收內容。紙質人事檔案數字化成果包括數字圖像、人事檔案目錄數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度以及必填項是否填寫等。

應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。

應對數據掛接進行驗收，包括目錄數據和與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

驗收指標。能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方法進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%；對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗；抽檢比率不得低于30%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。

驗收結論。紙質人事檔案數字化成果質量檢驗達到前款驗收內容和驗收指標的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后應經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，應經相關領導審核、簽字后方有效。

數據移交。驗收合格的數據應按照紙質人事檔案數字化工作方案及時向企業(yè)人事檔案保管部門移交，并履行交接手續(xù)。（移交單見附表3）

人事檔案歸還入庫:退休人員人事檔案數字化工作完成后，拆除過裝訂物的人事檔案如需裝訂，應注意保持人事檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏。人事檔案歸還按照人事檔案入庫相關要求對紙質人事檔案進行處理和清點，并履行人事檔案入庫手續(xù)。

六、安全保密要求

（一）成交供應商應制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，確保人事檔案實物和信息數據的安全和保密。

（二）采購人提供的全部文件資料，均屬保密內容，凡以直接、間接、口頭或書面等形式提供涉及保密內容的行為均屬泄密。

（三）人事檔案整理和數字化加工工作必須在指定的場所內進行，并確保場所的正常秩序和安全。

（四）成交供應商不得出現丟失、損壞、損毀人事檔案或檔案材料內容；泄露檔案內容信息（包括檔案實物內容信息和數字化數據信息）；私自圈劃、涂改、復制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發(fā)生以上情況，成交供應商須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權解除合同。

（五）成交供應商應做到：

與項目工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。

成交供應商應指定專職檔案交接員與采購人的專職檔案交接員配合，負責原始檔案的交接工作。

掃描加工場地具備安全保密設施和措施，保證檔案原件的安全和保密。

無關物品一律不得帶入工作現場。

不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，包括拍攝設備。

未經合同采購人許可，任何檔案材料不得帶離工作區(qū)域。

已掃描和錄入的數據除按規(guī)定刻制提交的光盤以外，只能存放在工作區(qū)的電腦上，成交供應商工作人員不得攜帶任何移動數據存儲介質進入工作現場，或將存儲數據帶離現場。

不合格退回的返工介質，在成交供應商確認后交采購人銷毀。

工作電腦在掃描工作完成前，未經采購人同意，不得帶離工作現場。 全部掃描工作完成并已通過驗收后，工作電腦上的全部數據必須在采購人技術人員的監(jiān)督下徹底銷毀。