一、服務(wù)內容

對新?lián)釁^檔案館約******頁(yè)檔案數字化掃描、400000條檔案數字化著(zhù)錄和數據掛接等技術(shù)服務(wù)，以及購買(mǎi)基礎硬件設施。加工內容包括：案卷整理（檔案借調、案卷整理、編寫(xiě)頁(yè)號、拆除裝訂、案卷級目錄著(zhù)錄），文件級目錄著(zhù)錄（必著(zhù)項錄入、涉及多人名條目，每條錄入以5-10個(gè)人名為標準），原文數字化加工（檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像抽檢），索引（檔案條、文掛接），數據備份，紙質(zhì)檔案裝訂還原、入庫上架等工作流程。

二、報價(jià)要求

供應商按照磋商文件要求報價(jià)

三、總體技術(shù)要求

（一）檔案數字加工要確保檔案原件和信息安全。

（二）檔案數字加工全過(guò)程要建立工作登記單。

（三）項目執行期間加工人員應服從采購人管理。

四、規范、標準和文件要求

《中華人民共和國檔案法》

《中華人民共和國保守國家秘密法》

《計算機信息系統保密管理暫行規定》(國保發(fā)[1998]1號)

《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發(fā)[2014]7號)

《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T 18-2022)

《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》(DA/T 31-2017)

《文書(shū)檔案文件級目錄數據庫結構與著(zhù)錄細則》（DB 34/T 450-2004）

《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）

《紙質(zhì)檔案搶救與修復規范》（DA/T 64-2017）

《檔案服務(wù)外包工作規范》（DA/T 68-2017）

《檔案修裱技術(shù)規范》（DA/T25-2000）等

五、數字化加工基本要求

（一）檔案整理、掃描加工要求

按照《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》(DA/T31-2017)的要求進(jìn)行檔案數字化加工。

本次項目包括：案卷整理（檔案借調、案卷整理、編寫(xiě)頁(yè)號、拆除裝訂、破損檔案統計、案卷級目錄著(zhù)錄），文件級目錄著(zhù)錄（必著(zhù)項錄入、涉及多人名條目，每條錄入以5-10個(gè)人名為標準），原文數字化加工（檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像抽檢），索引（檔案條、文掛接），數據備份，紙質(zhì)檔案裝訂并破損檔案裝具更換、入庫上架等工作流程。

1.檔案借調

（1）由供應商指定專(zhuān)人和采購人項目管理人員，共同從市檔案館相關(guān)部門(mén)借調紙質(zhì)案卷，根據加工計劃，確定借調案卷數量，填寫(xiě)詳細的檔案交接清單，借出待加工檔案。

（2）檔案借調應逐卷清點(diǎn)，案卷封面的檔號與調卷單登記檔號應一一對應，確保準確無(wú)誤，同時(shí)應做好交接記錄。

2.案卷前處理

供應商須在檔案掃描前對檔案的完整性進(jìn)行檢查、對破損檔案進(jìn)行裱糊。原則上掃描過(guò)后的檔案應與原件一致，如發(fā)現問(wèn)題需與采購人工作人員聯(lián)系確定如何修改。

（1）案卷拆除裝訂

對于需要掃描的檔案，必須去除檔案中原來(lái)的裝訂物，包括裝訂線(xiàn)繩、訂書(shū)釘、鐵夾等。拆除裝訂時(shí)需注意，不能造成檔案破損，嚴格禁止用力手撕檔案。對于一些用膠水粘貼以及拆卷后可能無(wú)法還原的檔案，原則上不能做拆卷處理。 如有原案卷封面、目錄、備考表及檔案原文缺頁(yè)、倒頁(yè)、漏號、重號、錯號等整理不規范現象，必須作出標識，及時(shí)報采購人，并根據采購人要求進(jìn)行修改，不得私自涂改頁(yè)號；對破損、折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進(jìn)行相應處理，可以進(jìn)行適當的壓平、熨燙確保檔案數字化質(zhì)量。

拆卷后，需嚴格注意檔案的排放順序。禁止將不同卷的檔案混放，同一卷的檔案，按照卷內序號（編頁(yè)號）的先后順序依次排放。

（2）檔案整理登記

供應商須制作并填寫(xiě)《檔案掃描工作單》，詳細記錄檔案整理過(guò)程中每份文件產(chǎn)生的問(wèn)題以及修改過(guò)程與處理結果。

3.檔案掃描

檔案原件的掃描與存儲格式符合國家行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》(DA/T31--2017)的要求。確保掃描圖像清晰有效，并確保原始檔案完好無(wú)損。

掃描人員嚴格按照規范填寫(xiě)《檔案數字化流程單》《紙質(zhì)檔案掃描工作單》等，登記掃描的頁(yè)數，核對每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數是否一致，不一致時(shí)應注明具體原因和處理方法。

（1）掃描方式：根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規格的專(zhuān)業(yè)平板掃描儀或專(zhuān)業(yè)圖紙掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案也可采用大幅面數碼平臺，也可以采用小幅面掃描儀分區掃描成多幅圖像。不得使用高速掃描儀。

較薄紙張（如信紙、便箋紙）：在用平板掃描儀掃描前，在紙張下加入白色打印紙作襯，并采用低速進(jìn)行平板掃描。

破損紙張：先進(jìn)行修復再掃描；將破損紙張夾入透明塑料薄膜內再掃描。

不拆卷檔案：對于不能拆卷裝訂成冊的檔案采用零邊距檔案掃描儀。

（2）掃描色彩模式及格式

采用24位彩色模式進(jìn)行掃描，原始圖像掃描為JPEG格式。

（3）掃描分辨率

本項目要求采用彩色模式對檔案進(jìn)行掃描，其分辨率選擇≥300dpi。照片檔案、小幅面檔案和其他特殊檔案（如文字偏小、密集、清晰度較差等）采用≥600dpi 標準進(jìn)行掃描。

4.圖像處理

圖像處理原則：經(jīng)軟件處理后的圖像，其清晰度應保證100%不低于原件標準，圖像打印效果（尺寸大?。┍ＷC與原件吻合。

（1）圖像數據質(zhì)量檢驗

①對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應重新進(jìn)行圖像的處理。

②由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識別時(shí)，應重新掃描。

③發(fā)現文件漏掃時(shí)，應及時(shí)補掃，并按順序插入圖像。

④發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應及時(shí)進(jìn)行調整。

⑤認真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結果和處理意見(jiàn)。

（2）糾偏

對出現偏斜的圖像應進(jìn)行糾偏處理，傾斜度不得大于1度。對方向不正確的圖像應進(jìn)行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

（3）去污

對在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的圖像頁(yè)面中出現的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。 處理過(guò)程中應遵循保持檔案原貌的原則。

（4）圖像拼接或分區掃描

對大幅面檔案進(jìn)行分區掃描形成的多幅圖像，可進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。拼接時(shí)應確保拼接處平滑融合，拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。

（5）裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。但應在距頁(yè)邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

5.圖像文件的存儲與命名

每一頁(yè)檔案單獨掃描成一個(gè)圖像文件，用JPEG格式保存，采用三位文件頁(yè)號命名，位數不足時(shí)前面用0補足。原則上A4掃描文件大小每頁(yè)不超過(guò)2MB，A0掃描每頁(yè)不超過(guò)10MB。

6.數據掛接

（1）批量掛接

供應商應以批次為單位，在形成的目錄數據與圖像數據，通過(guò)自檢環(huán)節確認為“合格”后，在檔案綜合管理平臺批量掛接與目錄數據對應的圖像。

（2）掛接檢查

供應商逐條對掛接結果進(jìn)行檢查，包括目錄數據與紙質(zhì)檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實(shí)際掃描數量的一致性、圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現錯誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

7.檔案裝訂

（1）認真核對檔案頁(yè)碼，總數是否正確，核對文件排列順序是否正確，發(fā)現錯誤及時(shí)糾正，不能處理的上報采購人項目管理人員。

（2）經(jīng)核對無(wú)誤的檔案，以文件左邊沿和下邊（底邊）沿為準，依次整理整齊，用夾子固定，再裝訂成冊。

（3）在整理過(guò)程中，如果發(fā)現文件無(wú)裝訂邊，在裝訂時(shí)會(huì )造成危害文件字符時(shí)，應適度鑲邊后再裝訂。

（4）對原來(lái)已打孔裝訂的檔案，在裝訂時(shí)盡可能利用原孔裝訂，不能按原孔而需重新打孔的檔案，需經(jīng)采購人項目管理人員同意。打孔時(shí)嚴格按照規定沿檔案文件左邊適當處打孔，確保三點(diǎn)一線(xiàn)，既不漏頁(yè)也不損害文件字符。

（5）系線(xiàn)時(shí)要按照標準方法操作，線(xiàn)不可太長(cháng)或太短，系線(xiàn)松緊適度。

裝訂成冊的檔案必須保證每頁(yè)都裝訂成功，不可有漏裝掉頁(yè)情況出現。

（6）填寫(xiě)登記表。

及時(shí)將裝訂完畢的檔案交庫房管理員點(diǎn)收入庫。

8.檔案歸還

檔案歸還前應對需要歸還的檔案實(shí)體進(jìn)行自檢，必須對檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，按數量、狀況、與順序等進(jìn)行檢查，如發(fā)現丟失、損壞、圈劃或涂改等應向采購人申報；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新進(jìn)行處理，合格率要求100%。

采購人對歸還的檔案案卷進(jìn)行抽檢，檔案完好無(wú)損、案卷質(zhì)量達到檔案整理要求，檔案還原度達到100%方能驗收通過(guò)，并做好驗收、交接記錄。歸還檔案，由采購人、供應商雙方項目管理人員共同實(shí)施。紙質(zhì)檔案經(jīng)采購人庫房管理人員清點(diǎn)確認后，由供應商完成檔案上架工作，并做好移交記錄。

（二）目錄著(zhù)錄要求

著(zhù)錄標準按照《檔案著(zhù)錄規則》《文書(shū)檔案文件級目錄數據庫結構與著(zhù)錄細則》要求和采購人的具體要求進(jìn)行著(zhù)錄。

1.文件級目錄著(zhù)錄

（1）按“卷”歸檔著(zhù)錄項：檔案館代碼、檔案館名稱(chēng)、全宗名稱(chēng)、全宗號、目錄號、案卷號、題名、責任者、文件編號、保管期限、文件形成時(shí)間、起始頁(yè)號、頁(yè)數、密級、控制使用標識為必著(zhù)項。

（2）按“件”歸檔著(zhù)錄項：檔案館代碼、檔案館名稱(chēng)、全宗名稱(chēng)、全宗號、年度、機構（問(wèn)題）、件號、題名、責任者、文件編號、保管期限、文件形成時(shí)間、頁(yè)數、密級、控制使用標識為必著(zhù)項。

2.文件級目錄著(zhù)錄要求

（1）文件題名項著(zhù)錄應充分尊重檔案原文，有正式題名的照錄原有題名。沒(méi)有題名或者原有題名不能完全反映檔案內容，依據內容重新擬寫(xiě)題名，一般包括“責任者 事由 文種”三要素，擬寫(xiě)題名要充分利用摘由、事由、文件內容中的原有詞匯，文種應保留原有文種。在做合并著(zhù)錄時(shí)，題名要準確概括所有文件內容，做到既完整明確，又簡(jiǎn)練通順。

（2）事由指文件“到文面”或“呈批單”事由欄內、用以概括說(shuō)明文件內容的文字，擬寫(xiě)題名時(shí)要認真參考。

（3）責任者是形成文件內容并對其負有責任的機構或個(gè)人，機構團體要著(zhù)錄準確全稱(chēng)或規范簡(jiǎn)稱(chēng)，個(gè)人責任者如有職務(wù)要寫(xiě)明職務(wù)，如無(wú)職務(wù)則須標明身份信息，如籍貫或工作生活所在地等。在確定文件責任者時(shí)要看以誰(shuí)的名義行文，一般情況下，個(gè)人文書(shū)作者即是責任者；以單位負責人署名的公務(wù)文件責任者應為“行文單位 職務(wù) 人名”。往來(lái)行文時(shí)，不能將責任者與受文者混淆。

（4）文件形成時(shí)間（包含起始時(shí)間、終止時(shí)間）：一般公私文書(shū)、信札為發(fā)文時(shí)間；決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間；條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間；時(shí)間項一律采用公元紀年，其他特殊紀年轉化為公元紀年，用8位阿拉伯數字表示，如“******”?？甲C時(shí)間用 []。

（5）語(yǔ)種指檔案的書(shū)寫(xiě)文字。漢字文件不著(zhù)錄，非漢字文件須依據實(shí)際語(yǔ)種著(zhù)錄；漢字和其它文字并存的文件著(zhù)錄“漢日”、“漢英”等。

（6）附注指本條目錄中需要特別解釋和補充說(shuō)明的事項，如檔案實(shí)體狀況、含特殊載體情況等。

（7）其他著(zhù)錄項按照采購人要求據實(shí)錄入，在著(zhù)錄過(guò)程中發(fā)現工作要求沒(méi)有明確的，應立即報告采購人項目管理人員，不能私自處理。

（8）個(gè)別檔案書(shū)寫(xiě)潦草、涂改嚴重，或檔案本身保存狀況不佳、字跡模糊不清，如有字跡不清楚，須提報采購人項目管理人員，依然無(wú)法確定的情況下，可以在系統中錄入“□”，難以計數的殘缺文字用3個(gè)□表示。遇到難以辨認的字，任何人不能憑借猜測進(jìn)行錄入。

（三）項目管理要求

1.供應商在簽訂合同時(shí)應成立項目組，指定的項目經(jīng)理至少具一年以上檔案數字化項目管理經(jīng)驗，未經(jīng)采購人同意不得隨意更換項目經(jīng)理，若項目經(jīng)理不能滿(mǎn)足采購人工作需求，應按采購人要求及時(shí)更換。供應商組建的加工團隊，其中質(zhì)檢人員不低于15%，且加工人員應具有檔案數字化工作經(jīng)驗。

2.供應商中標后應與采購人及時(shí)溝通，結合國家有關(guān)數字化規范、標準、制度、流程，并根據采購人實(shí)際需要，制定出科學(xué)合理的項目實(shí)施、過(guò)程管理、組織架構及人員配置、質(zhì)量控制、安全保密、培訓、員工考核及待遇、售后服務(wù)方案等。

3.加工現場(chǎng)布置要協(xié)調、整齊，數字化公司名稱(chēng)、工作區域均標識清楚、管理有序。工作人員要求統一著(zhù)裝，掛牌上崗，并遵守國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》以及采購人各項規章制度，不得在加工區內喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進(jìn)入加工場(chǎng)所，并保持工作場(chǎng)所干凈、整潔。

4.項目由供應商提供加工服務(wù)所需的硬件（包括電腦、掃描儀等），并且自行提供檔案數字化加工軟件。軟件除具有日常檔案數字化功能以外，還需具備對敏感和危險操作進(jìn)行記錄，能夠自動(dòng)捕獲操作人員、操作時(shí)間、設備記錄等功能，以便提供追溯管理。整個(gè)項目實(shí)施過(guò)程中所需的硬盤(pán)、光盤(pán)等由供應商提供。

5.加工現場(chǎng)內所有紙質(zhì)材料的銷(xiāo)毀，必須經(jīng)過(guò)采購人項目管理人員認可后方可銷(xiāo)毀。項目驗收通過(guò)后，供應商存儲數據的硬盤(pán)須拆下交給采購人留存，供應商及服務(wù)人員均不得留取任何加工數據。

6.涉及項目人員調配、進(jìn)度安排等決策問(wèn)題，須由供應商負責人與采購人項目負責人直接協(xié)商解決。

7.每周工作5天，每天工作8小時(shí)，周六、周日休息。供應商如因進(jìn)度等原因須利用休息日加班，應提前征得采購人同意。

8.驗收由采購人負責組織，供應商應予以積極配合，并承擔相應責任。

（四）檔案安全保障要求

供應商須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《檔案數字化外包安全管理規范》，以及國家、省、市及撫順市新?lián)釁^檔案館相關(guān)保密規定和規章制度，與采購人簽訂安全管理責任書(shū)，自覺(jué)接受采購人檢查監督，確保場(chǎng)所正常秩序和安全。檔案掃描工作必須在采購人指定的場(chǎng)所內進(jìn)行，確保場(chǎng)所正常秩序和安全。如檔案有遺失、損壞等情況，采購人將視情節情況嚴重而定，輕者經(jīng)濟賠償，重者將追究供應商的法律責任。供應商應與采購人簽訂保密協(xié)議，同時(shí)應做到：

1.與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。

2.建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。

3.不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。在加工過(guò)程中，供應商不能丟失、損毀檔案，檔案資料不能放錯卷、盒。由于供應商過(guò)錯導致檔案資料及數據損毀或泄密的，供應商承擔一切責任。

4.供應商對項目的各個(gè)環(huán)節均應進(jìn)行詳細的登記，建立工作日志并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊，在著(zhù)錄工作完成的同時(shí)建立起完整、規范的記錄。并建立加工流水表單，該表單應詳細記錄加工過(guò)程及相關(guān)內容。完工驗收時(shí)應提交工作日志、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、驗收記錄等資料。

5.不得在工作場(chǎng)所使用與工作無(wú)關(guān)的任何電器設備，如手提電腦、手機、相機、mp3、mp4及其他移動(dòng)存儲介質(zhì)。

6.完成項目后，雙方均對本項目的技術(shù)、數據資料保密承擔責任。

7.項目過(guò)程中須通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件封閉數字化設備的信息出口（光驅、USB端口等），以確保保密安全。本次數字化項目完成后，各臺計算機和服務(wù)器上的所有有關(guān)檔案信息，未經(jīng)采購人同意，任何人不得擅自修改、刪除和拷貝。

六、質(zhì)量驗收及移交要求

(一)質(zhì)量要求

1.質(zhì)檢內容：著(zhù)錄、圖像、命名、掛接（有目錄的）、裝訂還原。采購人質(zhì)量檢查必須以供應商先期質(zhì)檢合格為前提。著(zhù)錄中題名、責任者、形成時(shí)間、附注差錯率不高于0.5%，其他著(zhù)錄項要達到100%；掃描、圖處正確率要達到100%；數據掛接、紙質(zhì)檔案裝訂正確率要達到100%。

2.質(zhì)檢方式：采取抽檢的方式進(jìn)行檢驗，抽檢比率不得低于20%，對于數據掛接，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率必須達到99％以上。如數據檢驗合格率未達到以上標準且經(jīng)供應商確認后，將數據全部進(jìn)行檢查并修改，直到合格。

3.移交數據時(shí)工作登記單一并移交，經(jīng)采購人驗收通過(guò)后，辦理正式移交手續。

(二)質(zhì)量控制措施

質(zhì)量控制應以供應商自檢為主的方式進(jìn)行。

1.供應商的自檢應達到100％。

2.加工差錯率不得超過(guò)合同規定標準，批次檢查未達到質(zhì)量標準的檔案，成批退回重新加工，并視情況按合同規定給予相應懲處。

(三)檔案的移交、歸還要求

1.檔案按全宗或批次移交、歸還，需固定專(zhuān)人負責，不得隨意更換。

2.在移交、歸還過(guò)程中，如發(fā)現私自保留或損毀檔案等行為，將依法追究法律責任。

3.項目結束后，供應商須將加工時(shí)應用的，具有存儲功能的介質(zhì)留存給采購人。

七、售后服務(wù)要求

（一）售后服務(wù)期限：提供為期 12 個(gè)月的質(zhì)保期服務(wù)，質(zhì)保期以正式驗收第二日起算。

（二）售后服務(wù)問(wèn)題解決時(shí)間：（1）質(zhì)保期內軟件發(fā)生故障時(shí)，供應商應在接到采購人通知后針對故障類(lèi)型，可選擇現場(chǎng)技術(shù)支持和離線(xiàn)技術(shù)支持。

（2）采購人可針對實(shí)施內容與項目成果中的各項問(wèn)題撥打供應商的電話(huà)支持熱線(xiàn)。供應商應快速、及時(shí)地響應采購人服務(wù)要求，提供電話(huà)支持服務(wù)，24小時(shí)內解決用戶(hù)問(wèn)題。

（3）質(zhì)保期內供應商向采購人免費提供軟件維保服務(wù)。（4）數字化項目實(shí)施期間供應商無(wú)償為采購人提供技術(shù)支持及培訓。